Den Grundstein für Erfolg legen

Beim Erfolg Ihres kollaborativen Commerce-Programms kommt es vor allem auf die Lieferantenintegration an. Ob Ihre Lieferanten integriert sind oder nicht, hängt von der Implementierung und Verbreitung Ihrer Collaborative Commerce Compliance Policy ab und natürlich davon, wie gut Ihre Mitarbeiter imstande sind, diese umzusetzen. Dafür müssen vier Dinge beachtet werden:

1.  Ressourcen: Wichtigste Rollen und Verantwortungen

Bestimmen Sie die wichtigsten Personen, die am Programm beteiligt sind, und setzen Sie die Zeit fest, die sie für das Programm aufwenden sollen. In dieser Tabelle finden Sie eine Organisationsstruktur, die sich bereits als effektiv bewährt hat:

Rolle

Beschreibung/Verantwortung

Zeitaufwand

Sponsor/in

Person, die für das Budget des Programms verantwortlich ist. 

10%

Stakeholder

Entscheidungsträger in Beschaffung, Kreditorenbuchhaltung, IT und Schulung, die dabei helfen, die Richtlinien aufzustellen, Geschäftsprozesse definieren und Ressourcen bereitstellen.

15%

Verantwortliche/r für Lieferantenbefähigung

Projektmanager mit einem multifunktionalen Team.  (Wenn das Programm 500 Verkäufer übersteigt, fügen Sie ½ FTE hinzu.)

100%

Mitarbeiter/in der Kreditorenbuchhaltung

Person, welche die Lieferantenliste pflegt und für die Ausführung des Programms verantwortlich ist.

10%

IT-Mitarbeiter/in

Person, die für Systemprobleme und Integrationstests verantwortlich ist.

15%

Lieferkettenmanager/in

Person, die sich um Nachrichten an Verkäufer kümmert und Hilfestellung bei Katalogen und Aufträgen bietet.

20%

Für detailliertere Beschreibungen dieser Rollen und ihrer Verantwortungen klicken Sie bitte hier.

 

2. Stakeholder

Um Interessengruppen für das Programm zu interessieren und zu begeistern, sollten Sie ein Meeting mit ihnen abhalten, um die neue kollaborative Handelslösung und ihre Umsetzung zu besprechen, noch bevor Sie beginnen, Lieferanten mit dem Ariba Network auszustatten. Das Ziel des Meetings ist es, unternehmensweites Verständnis und Zustimmung für die folgenden Punkte sicherzustellen:

  • Wie die Umsetzung dabei helfen wird, die Unternehmensziele zu erreichen
  • Die Firmenrichtlinien zur Einhaltung des Programms bzw. Folgen der Nichteinhaltung
  • Die Rolle der Stakeholder bei der Einhaltung der Richtlinien
  • Die wichtigsten Kennzahlen zur Fortschrittsmessung

Ihr Customer Engagement Executive und andere Vertreter von Ariba können Ihnen dabei helfen, Ihre Ziele und die Tagesordnung für das Meeting zu planen. (Ein Muster für eine Tagesordnung finden Sie hier.)

 

3. Einzelne Programmschritte

Alles ändert sich im Laufe der Zeit: Ihre Lieferanten, die Größe Ihrer Projekte sowie viele interne und externe Faktoren und Einflüsse. Aus diesem Grund ist Ihre kollaborative Handelsinitiative kein kurzfristiges Projekt. Sie ist vielmehr ein laufendes Programm, bei dem es überaus wichtig ist, dass wir Sie bei der Planung der Abläufe der Events und einer Zeitlinie zur Erreichung Ihrer Ziele sowie bei der Beibehaltung der Ergebnisse unterstützen.  Hier sind einige wichtige Punkte, die Sie beachten sollten:

  • Nach dem Start sollte der Prozess nach und nach live gehen, damit Lieferanten in mehreren Wellen eingegliedert werden.
  • Die Wellen sollten regelmäßig alle 7 oder 14 Tage angesetzt werden.
  • Damit sich die Wellen nicht überlappen, sollte jede Welle so schnell wie möglich abgeschlossen werden.

Laden Sie diese Grafik herunter, um ein Beispiel für eine Umsetzungszeitlinie anzusehen.

 

4. Kommunikation

Die Lieferantenintegration kann schnell durch eine Fehlkommunikation aufgrund widersprüchlicher Nachrichten gefährdet werden. Wenn ein Lieferant beispielsweise eine Aufforderung erhält, dem Ariba Network beizutreten, ruft er möglicherweise an, um sich danach zu erkundigen. Wenn er aber jemanden in Ihrem Unternehmen erreicht, der sich mit dem Programm nicht auskennt oder ihm sagt, dass das Programm nicht auf ihn zutreffe, wird der Lieferant wahrscheinlich weder jetzt noch in Zukunft mitmachen.

Für den Erfolg des Programms ist es daher unbedingt notwendig, dass Sie mit der Geschäftsführung, Mitarbeitern, Kollegen und anderen internen Teams, die von der kollaborativen Handelsinitiative betroffen sind, kommunizieren. Dabei müssen die drei folgenden wichtigen Punkte betont werden:

  1. Wir ändern die Art und Weise, wie wir Geschäfte tätigen.
  2. Diese Veränderung ist weder eine Übung noch ein kurzfristiges Projekt. Das Programm verändert unsere Geschäftstätigkeit grundlegend und ist nicht vorübergehend. Nach der Umsetzung von Ariba  Network werden wir nicht wieder auf Papierdokumente umsteigen.
  3. Es wird von jedem Mitarbeiter und Lieferanten erwartet, dass sie verstehen, welche Auswirkungen das für sie hat, und dass sie aktiv zum Erfolg des Programms beitragen.

Wir haben einige Nachrichtenvorlagen vorbereitet, die Sie zur Benachrichtigung der Stakeholder über die Einführung des kollaborativen Handelsprogramms und zu deren Motivation, dem Programm beizutreten, verwenden können. Sie können sie hier herunterladen.

 

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